Am Freitag lief das Sponsoring bei den Eisbären Bremerhaven noch über eine Excel-Tabelle. Seit Montagmorgen arbeitet das Team mit Paktum. Dazwischen lag ein Wochenende im Norden, das mit einem Scherz begonnen hatte.
Das Wichtigste in Kürze
Die Eisbären Bremerhaven und Paktum starten eine langfristige Partnerschaft, noch in der laufenden Basketballsaison 25/26.
Das Onboarding hat 48 Stunden gedauert: am Freitag noch Excel, am Montagmorgen Paktum.
Partner, Rechte und Verträge sind integriert, die Prozesse dazu besprochen und umgesetzt.
Die Idee kam aus einem Scherz mit Max Jorzyk in der Woche davor.
Ein Scherz mit Folgen
In der Woche vor dem Onboarding haben wir mit Max Jorzyk von den Eisbären gescherzt, man könnte Paktum doch einfach übers Wochenende einführen. Aus dem Scherz wurde ein Plan, aus dem Plan ein spontaner Trip in den Norden.
„Wir hatten mit Max noch gescherzt, dass man Paktum übers Wochenende einführen könnte. Daraus wurde ein spontaner Trip nach Bremerhaven, und am Montagmorgen war Paktum im Einsatz“, sagt Patrick Laux, Gründer und Geschäftsführer von Paktum.
Dass das klappt, war am Freitag noch nicht ausgemacht. Ein Wochenende hat keine Reserve. Wer am Montag mit einem neuen System arbeiten will, muss sich auf das Wesentliche beschränken und Entscheidungen schnell treffen.
Was in den 48 Stunden passiert ist
Wir haben uns auf das konzentriert, was das Team ab Montag im Alltag braucht:
Partner: Die Partner aus der Excel-Tabelle haben wir in Paktum integriert.
Rechte: Die Rechte des Clubs sind in Paktum erfasst und den Partnern zugeordnet.
Verträge: Die Verträge liegen strukturiert im System, mit ihren Laufzeiten und Fristen.
Prozesse: Die Abläufe rund ums Sponsoring haben wir gemeinsam diskutiert und direkt in Paktum umgesetzt.
Bremerhaven bei Nacht: Zwischendurch haben wir das Nachtleben der Stadt erkundet.
Auf den Rängen: Und natürlich haben wir mit den Eisbären Richtung Aufstieg mitgefiebert.
Die letzten beiden Punkte gehören für uns genauso dazu wie die ersten vier. Ein Onboarding über ein Wochenende lebt davon, dass man sich auch abseits des Bildschirms kennenlernt.
Geht das wirklich so schnell?
Ein Onboarding in 48 Stunden ist kein Standard, den wir jedem Club versprechen. Wie lange eine Umstellung dauert, hängt vor allem davon ab, wo die Daten liegen und wie viele Personen beteiligt sind. In Bremerhaven war der Startpunkt eine Excel-Tabelle, und alle Beteiligten wollten den Umstieg über das Wochenende schaffen.
Wenn du selbst vor dem Schritt raus aus Excel stehst, findest du in unserem Beitrag Sponsorenverwaltung statt Excel eine Anleitung in sechs Schritten.
Was nach dem Montag möglich ist
Mit Partnern, Rechten und Verträgen an einem Ort ist die Grundlage gelegt. Darauf lässt sich in Paktum Schritt für Schritt aufbauen:
Inventar mit Kontingenten: freie und vergebene Leistungen pro Saison, mit Schutz vor Doppelbuchungen
Fristen im Blick: Kündigungsfristen und automatische Verlängerungen erscheinen rechtzeitig, statt in einer Zelle unterzugehen
Rechnungen nach Plan: Raten, Saisonrechnungen und Sonderleistungen werden zum Fälligkeitszeitpunkt automatisch erstellt
Controlling: Forecasts und eine Backlog-Kurve zeigen, welche Einnahmen pro Saison vertraglich gesichert sind
Welche dieser Funktionen die Eisbären als Nächstes angehen, entscheidet das Team in seinem eigenen Tempo.
Dein Wochenende, deine Tabelle
Den Eisbären Bremerhaven drücken wir weiter die Daumen auf dem Weg Richtung Aufstieg. Und an Max: Danke, dass du den Scherz ernst genommen hast.
Liegt dein Sponsoring noch in einer Excel-Tabelle? Buch eine Demo bei Paktum. Ob dein Umstieg auch an einem Wochenende klappt, finden wir im ersten Gespräch heraus.