El viernes, la gestión de los patrocinios de los Eisbären Bremerhaven todavía se llevaba a cabo mediante una hoja de cálculo de Excel. Desde el lunes por la mañana, el equipo trabaja con Paktum. Entre medias hubo un fin de semana en el norte que había comenzado con una broma.
Lo más importante en pocas palabras
Los Eisbären Bremerhaven y Paktum inician una colaboración a largo plazo, que comenzará ya en la actual temporada de baloncesto 25/26.
La incorporación duró 48 horas: el viernes todavía usábamos Excel y el lunes por la mañana ya usábamos Paktum.
Se han integrado los socios, los derechos y los contratos, y se han debatido y aplicado los procesos correspondientes.
La idea surgió de una broma con Max Jorzyk la semana anterior.
Una broma con consecuencias
La semana anterior a la incorporación, bromeamos con Max Jorzyk, de los Eisbären, diciendo que podríamos poner en marcha Paktum simplemente durante el fin de semana. La broma se convirtió en un plan, y el plan, en un viaje espontáneo al norte.
«Habíamos bromeado con Max diciendo que podríamos poner en marcha Paktum durante el fin de semana. De ahí surgió un viaje espontáneo a Bremerhaven, y el lunes por la mañana Paktum ya estaba en funcionamiento», afirma Patrick Laux, fundador y director general de Paktum.
El viernes aún no estaba claro que eso fuera a funcionar. Un fin de semana no ofrece margen de maniobra. Quien quiera trabajar con un nuevo sistema el lunes debe limitarse a lo esencial y tomar decisiones con rapidez.
Lo que ha ocurrido en estas 48 horas
Nos hemos centrado en lo que el equipo necesita en su día a día a partir del lunes:
Socios: Hemos integrado a los socios de la hoja de cálculo de Excel en Paktum.
Derechos: Los derechos del club se recogen en el Pactum y se asignan a los socios.
Contratos: Los contratos están organizados en el sistema, con sus plazos de vigencia y vencimiento.
Procesos: Hemos debatido juntos los procesos relacionados con el patrocinio y los hemos incorporado directamente a Paktum.
Bremerhaven de noche: De vez en cuando salíamos a descubrir la vida nocturna de la ciudad.
En las gradas: Y, por supuesto, hemos vibrado con los Eisbären en su camino hacia el ascenso.
Para nosotros, los dos últimos puntos son tan importantes como los cuatro primeros. Una sesión de incorporación durante un fin de semana se nutre precisamente de la oportunidad de conocerse también fuera de la pantalla.
¿De verdad es tan rápido?
Una implementación en 48 horas no es un plazo estándar que prometamos a todos los clubes. La duración de la transición depende, sobre todo, de dónde se encuentren los datos y de cuántas personas participen en el proceso. En Bremerhaven, el punto de partida fue una hoja de cálculo de Excel, y todos los implicados querían completar la transición durante el fin de semana.
Si tú mismo estás a punto de dar el paso de dejar de usar Excel, en nuestro artículo encontrarás Gestión de patrocinadores en lugar de Excel Una guía en seis pasos.
Qué se puede hacer a partir del lunes
Con los socios, los derechos y los contratos reunidos en un solo lugar, ya se han sentado las bases. A partir de ahí, se puede ir avanzando paso a paso en Paktum:
Inventario con cuotas: Servicios disponibles y reservados por temporada, con protección contra reservas duplicadas
Resumen de los plazos: Los plazos de preaviso y las prórrogas automáticas aparecen a tiempo, en lugar de pasar desapercibidos en una celda
Facturas según lo previsto: Las cuotas, las facturas de temporada y los servicios especiales se emiten automáticamente en la fecha de vencimiento.
Control de gestión: Las previsiones y la curva de pedidos pendientes muestran los ingresos garantizados contractualmente por temporada.
El equipo decidirá, a su propio ritmo, cuál de estas funciones abordarán los «Osos Polares» a continuación.
Tu fin de semana, tu clasificación
Seguimos deseando mucha suerte a los Eisbären Bremerhaven en su camino hacia el ascenso. Y a Max: gracias por tomarte en serio la broma.
¿Todavía tienes tus patrocinios en una hoja de cálculo de Excel? Reserva una demostración con Paktum. En la primera conversación averiguaremos si tu cambio también se puede hacer en un fin de semana.