Wo stehen eigentlich alle Daten zu den Sponsoringverträgen? Beim SSV Jeddeloh II gab es darauf drei Antworten: in PDFs, in Excel-Tabellen und im Kopf. Für den gemeinsamen Start mit Paktum ist Robin Laux deshalb selbst hingereist. Zum ersten Mal mit dabei: Rollo, unser KI-Agent für Verträge.
Das Wichtigste in Kürze
Der SSV Jeddeloh II (SSV Jeddeloh II Fussball Geschäftsbetrieb GmbH) startet mit Paktum.
Die Vertragsdaten lagen verstreut in PDFs, Excel-Tabellen und in den Köpfen der Beteiligten.
Unser KI-Agent Rollo war erstmals im Einsatz: Er liest Verträge aus, erkennt die relevanten Felder und legt sie direkt in Paktum an.
Robin Laux hat mit Gerhard Meyer vor Ort alles für den gemeinsamen Start vorbereitet.
Drei Ablageorte für dieselben Verträge
Ein unterschriebener Sponsoringvertrag landet als PDF im Ordner. Ein paar Eckdaten wandern in eine Excel-Tabelle. Und was beim Handschlag zusätzlich besprochen wurde, weiss am Ende vor allem die Person, die den Vertrag verhandelt hat. So oder ähnlich sieht es in vielen Clubs aus, und so sah es auch beim SSV Jeddeloh II aus.
Das Problem zeigt sich meist erst, wenn eine konkrete Frage kommt: Wann läuft ein Vertrag aus? Welche Leistungen sind vereinbart? Was wurde schon in Rechnung gestellt? Liegen die Antworten an drei Orten, dauert jede dieser Fragen länger, als sie müsste. Und wechselt jemand die Aufgabe, geht das Wissen im Kopf mit.
So arbeitet Rollo
Für das Onboarding beim SSV Jeddeloh II haben wir zum ersten Mal Rollo eingesetzt. Rollo ist der KI-Agent von Paktum, und seine Aufgabe ist klar umrissen:
Auslesen: Rollo liest die Verträge automatisch aus, auch wenn sie nur als PDF vorliegen.
Erkennen: Er erkennt die relevanten Felder im Vertrag.
Anlegen: Die erkannten Daten legt er direkt in Paktum an.
Bisher bedeutete der Umzug von Verträgen in ein neues System vor allem eines: abtippen. Vertrag öffnen, Feld suchen, Wert übertragen, nächster Vertrag. Rollo übernimmt diesen Schritt. Das spart beim Onboarding künftig Zeit und Kosten.
Sind die Verträge einmal in Paktum, arbeiten sie dort weiter: mit Laufzeiten, Kündigungsfristen und automatischer Verlängerung, mit vereinbarten Leistungen und mit Rechnungen, die Paktum nach dem Zahlungsplan automatisch zum Fälligkeitszeitpunkt erstellt.
Warum wir trotzdem vor Ort waren
Rollo liest, was im Dokument steht. Was nur im Kopf existiert, steht in keinem PDF. Deshalb war es uns wichtig, beim SSV Jeddeloh II persönlich am Tisch zu sitzen.
„Manchmal hilft keine Schnittstelle. Dann braucht es jemanden, der persönlich hinschaut“, sagt Robin Laux von Paktum.
Mit Gerhard Meyer hat Robin vor Ort alles für den gemeinsamen Start vorbereitet. Die Arbeitsteilung ist einfach: Rollo kümmert sich um das, was schwarz auf weiss in den Dokumenten steht. Für alles andere braucht es das Gespräch.
Vor dem Anpfiff im DFB-Pokal
Für den SSV Jeddeloh II beginnt damit eine neue Phase im Sponsoring: weg von verstreuten Dateien, hin zu einem System, in dem die Vertragsdaten an einem Ort liegen. Für uns war es der erste Einsatz von Rollo, und künftige Onboardings werden davon profitieren.
P.S.: Wir drücken die Daumen für die erste Runde im DFB-Pokal.
Deine Sponsoringverträge stecken noch in PDF-Ordnern und Tabellen? Buch eine Demo bei Paktum. Wir zeigen dir, wie daraus saubere Vertragsdaten werden.