¿Dónde se guardan realmente todos los datos sobre los contratos de patrocinio? En el SSV Jeddeloh II había tres respuestas: en archivos PDF, en hojas de cálculo de Excel y en la cabeza. Por eso, Robin Laux se desplazó personalmente para la puesta en marcha conjunta con Paktum. Por primera vez con nosotros: Rollo, nuestro agente de IA para contratos.
Lo más importante en pocas palabras
El SSV Jeddeloh II (SSV Jeddeloh II Fussball Geschäftsbetrieb GmbH) comienza a utilizar Paktum.
Los datos de los contratos estaban dispersos en archivos PDF, hojas de cálculo de Excel y en la memoria de las personas implicadas.
Nuestro agente de IA, Rollo, se ha puesto en marcha por primera vez: lee los contratos, identifica los campos relevantes y los introduce directamente en Paktum.
Robin Laux ha preparado todo in situ junto con Gerhard Meyer para la salida conjunta.
Tres lugares de archivo para los mismos contratos
Un contrato de patrocinio firmado acaba en una carpeta en formato PDF. Algunos datos clave se introducen en una hoja de cálculo de Excel. Y lo que se acordó adicionalmente con un apretón de manos, al final lo sabe sobre todo la persona que negoció el contrato. Así o de forma similar es como funciona en muchos clubes, y así era también en el SSV Jeddeloh II.
El problema suele ponerse de manifiesto solo cuando surge una pregunta concreta: ¿Cuándo vence un contrato? ¿Qué servicios se han acordado? ¿Qué se ha facturado ya? Si las respuestas se encuentran en tres sitios diferentes, responder a cada una de estas preguntas lleva más tiempo del necesario. Y si alguien cambia de puesto, se lleva consigo los conocimientos que tiene en la cabeza.
Así funciona Rollo
Para el proceso de incorporación al SSV Jeddeloh II hemos utilizado Rollo por primera vez. Rollo es el agente de IA de Paktum, y su función está claramente definida:
Lectura: Rollo lee los contratos automáticamente, incluso si solo están disponibles en formato PDF.
Reconocer: Identifica los campos relevantes del contrato.
Crear: Introduce los datos detectados directamente en Paktum.
Hasta ahora, trasladar los contratos a un nuevo sistema significaba sobre todo una cosa: teclear. Abrir el contrato, buscar el campo, introducir el valor, pasar al siguiente contrato. Rollo se encarga de este paso. Esto supondrá un ahorro de tiempo y costes en el proceso de incorporación en el futuro.
Una vez que los contratos se han incorporado a Paktum, siguen gestionándose allí: con plazos de vigencia, plazos de preaviso y renovación automática, con las prestaciones acordadas y con las facturas que Paktum emite automáticamente en la fecha de vencimiento, según el plan de pagos.
Por qué, a pesar de todo, estuvimos allí
Rollo lee lo que pone en el documento. Lo que solo existe en la mente no aparece en ningún PDF. Por eso era importante para nosotros sentarnos en persona a la mesa con el SSV Jeddeloh II.
«A veces, una interfaz no sirve de nada. En esos casos, hace falta alguien que eche un vistazo en persona», afirma Robin Laux, de Paktum.
Junto con Gerhard Meyer, Robin lo ha preparado todo in situ para que puedan empezar juntos. El reparto de tareas es sencillo: Rollo se encarga de lo que figura negro sobre blanco en los documentos. Para todo lo demás, hay que hablarlo.
Antes del saque inicial en la Copa de Alemania
Para el SSV Jeddeloh II, esto marca el inicio de una nueva etapa en materia de patrocinios: se acabaron los archivos dispersos, ahora se cuenta con un sistema en el que los datos de los contratos se centralizan en un único lugar. Para nosotros, ha sido la primera vez que hemos utilizado Rollo, y las futuras incorporaciones se beneficiarán de ello.
P.D.: Cruzamos los dedos para la primera ronda de la Copa de Alemania.
¿Tus contratos de patrocinio siguen guardados en carpetas de PDF y hojas de cálculo? Reserva una demostración con Paktum. Te mostraremos cómo obtener datos contractuales precisos a partir de ellos.